Die goldene Regel für eine sichere Datenhaltung, das sogenannte 3-2-1 Prinzip, wurde durch den amerikanischen Fotografen Peter Krogh geprägt, welcher nach einem Datenverlust den Lösungsansatz propagierte, dass Daten in 3 Kopien auf 2 verschiedenen Speichertechnologien gespeichert werden und von denen eine Version außer Haus aufbewahrt werden sollte, um vor jeglichem Datenverlust größtmöglich geschützt zu sein.
Im Normalfall befinden sich die Produktivdaten eines Unternehmens auf einer Serverfestplatte, die im besten Fall über die Nutzung in einem Raid-Verbund schon eine minimale Sicherheit verspricht. Je nach Raidlevel können hier auch einmal einzelne Festplatten ausfallen, ohne dass Daten verloren gehen.
Sollten dann doch Daten verloren gegangen oder auch durch Viren oder ähnlichem beschädigt sein, hilft ein externes Backup die Information schnell wieder herzustellen. Je nach Menge der Daten kann ein Backup durchaus auch an Grenzen stoßen, denn die Zeit, die eine Datensicherung benötigt, ist nicht unendlich. Entnimmt man hier die Daten, die nicht mehr verändert werden, aber dennoch vorhanden sein müssen und führt diese einem ordentlichen Langzeitarchiv in einem Sekundärspeicher, wie der StorEasy WormAppliance oder einer HIT Netzon Library zu, schafft das nicht nur im Backupfenster einen enormen Freiraum, sondern entlastet auch die zumeist teuren primären Speicher.
Organisieren lässt das zum Beispiel auch über eine Storage Management Software, wie dem PoINT Storage Manager, der die Daten zwischen den Speichersystemen und -orten automatisiert organisieren kann.