Das Problem
Als Anwaltskanzlei muss Stephenson Harwood eine große Anzahl von CDs und DVDs reproduzieren, mit deren Hilfe die Dokumente zu den jeweiligen Belangen elektronisch weitergegeben werden können. Diese Disks werden anschließend kopiert und je nach den Inhalten der CD/DVD und der Vertraulichkeit der Dokumente entsprechend beschriftet. Dabei ist die korrekte Beschriftung der Disks von höchster Wichtigkeit. Zum einen sollen die Inhalte leicht ersichtlich werden, zum anderen müssen vertrauliche Inhalte entsprechend gekennzeichnet werden.
Stephenson Harwood verwendete zuvor ein Gerät, das sowohl in der Anschaffung als auch im Betrieb sehr teuer und oftmals unzuverlässig war. Die Anwaltskanzlei erstellt täglich große Mengen an DVDs und CDs und suchte daher nach einer Lösung, mit deren Hilfe eine Produktion größerer Mengen schneller, kostengünstiger und zuverlässiger möglich war. Wichtig war hierbei auch eine einfache Beschriftung.
Die Lösung
Nachdem Epson diese Anforderungen geprüft hatte, empfahl das Unternehmen den PP-100N DiscProducer, mit dem Stephenson Harwood große Mengen von Disks erstellen kann, um seine Dokumente effizient zu verwalten. Im Anschluss wurden für den Einsatz in den Londoner Niederlassungen drei PP-100N-Geräte erworben.
Einer der PP-100N DiscProducer wird vom e-Bibel-Team verwendet. Dort werden alle Dokumente, die zu einer Sache gehören, zusammengeführt, um anschließend auf elektronischem Weg verteilt zu werden. Dort werden die Disks kopiert und an den Klienten und dessen Anwälte in einer bestimmten Sache verteilt, damit alle zugehörigen Materialien als Referenz zur Verfügung stehen.
Die anderen beiden DiscProducer werden beim Service-Help-Desk eingesetzt. Dort gehen regelmäßig Anfragen von Anwälten und externen Klienten in Bezug auf Dokumente ein. Diese Dokumente müssen stets umgehend zugesendet werden. Mit dem Disc Producer werden sie nun schnell und effizient auf eine Disk kopiert, exakt beschriftet und in der erforderlichen Anzahl von Duplikaten reproduziert.
Bessere Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit
Stephenson Harwood wünschte sich ein zuverlässiges und benutzerfreundliches Produkt – der PP-100N Disc Producer ist äußerst robust und langlebig. Außerdem bietet er beruhigende Sicherheit durch eine einjährige Vor-Ort-Garantie. Das bedeutet, dass die Anwaltskanzlei bei eventuellen Problemen während dieser Zeitspanne in Ihren Niederlassungen technische Unterstützung erhält. Außerdem lässt sich der Disc Producer ganz leicht verwenden. Er verfügt über eine einfache Software, mit der die Mitarbeiter schnell das Beschriftungsdesign einrichten. Dann muss nur noch die Anzahl der erforderlichen Disks ausgewählt werden – der Rest geschieht automatisch.
Eine kostengünstige Lösung
Bisher nutzte Stephenson Harwood ein Gerät zur Disk-Replikation, das im Betrieb teuer war. Wenn man die hohe Anzahl an Disks bedenkt, die das Unternehmen täglich kopiert, ist der PP-100N eine wesentlich kostengünstigere Lösung. Das Gerät kann mit nur einem Satz Tintenpatronen bis zu 1000 Disks produzieren. Durch die separaten Einzeltintenpatronen muss ausschließlich die verbrauchte Patrone ersetzt werden, was die Kosten weiter senkt.
Bessere Sicherheitsfunktionen
Für eine Anwaltskanzlei ist die Sicherheit von höchster Bedeutung, da höchst vertrauliche Fälle und Dokumente die tägliche Arbeit bestimmen. Der DiscProducer in der Security Ausführung verfügt über ein Türschloss, das beim Erstellen von Disks verriegelt und mit einem Kennwortschutz versehen ist. Das bedeutet, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Disks erhalten und senkt das Risiko, dass vertrauliche Daten in die falschen Hände gelangen.
Bessere Effizienz
Der PP-100N kann bis zu 100 Disks in einem Durchlauf duplizieren und verwaltet bis zu 5 Aufträge gleichzeitig. Dabei ist kein manueller Betrieb und keine Beaufsichtigung erforderlich und es gibt keine Kompromisse bei der Qualität. Durch wasserbeständige Tinten sind die DVDs widerstandsfähiger. So können sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren und müssen keine Disks auswechseln. Außerdem ist der PP-100N kompakt und nimmt im Büro nicht viel Platz in Anspruch – er passt ganz einfach in ein Regal.
Chris Petrie, Direktor der IT-Abteilung bei Stephenson Harwood
„Wir sind einfach begeistert von dem Epson PP-100N. Bisher war die Vervielfältigung von Disks immer ein Albtraum gewesen, aber jetzt müssen wir uns nicht einmal mehr Gedanken darüber machen. Das Produkt war im Vergleich zu unserem bisherigen Gerät zudem sehr kostengünstig.“