Die Orchestrierung des Storage ist ein kleine Wissenschaft für sich und erfordert zunächst einmal die Identifizierung der zu speichernden Informationen. Viele Daten können relativ bedenkenlos in der Cloud gespeichert werden, während eher sensible Daten das Haus besser nicht verlassen sollten. Viele sensiblen Daten müssen gesetzlich vorgeschrieben für viele Jahre sicher aufbewahrt werden und gehören somit in das Langzeitarchiv. Für die meisten anderen Daten reicht es sie ins Backup miteinzubeziehen oder über ein ordentliches Raid abzusichern.
Auch die Verfügbarkeit spielt bei der Auswahl des Speicherorts eine nicht zu vernachlässigende Rolle - dies gilt für die Zugriffsgeschwindigkeit, wie auch in der Wiederherstellung der Daten im Schad- oder im Verlustfall durch ein entsprechende Spiegelung oder ein Backup auf Festplatten oder einer Tape Library. In der Regel gilt, dass je höher die Verfügbarkeit der Daten sein muss, desto aufwendiger ist die dafür bereitzustellende Infrastruktur mit performanten Speichersystemen, hohen Bandbreiten, mehrfacher Redundanz, teuren Serviceverträgen mit kurzen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten. Kann man Daten nach Verfügbarkeitsanforderungen qualifizieren, bietet sich ein erhebliches Einsparungspotential, wenn die notwendige Bereitstellungszeit reduziert werden kann.
Über die fiskalischen Aufbewahrungsfristen hinaus, gibt es eine ganze Reihe branchenspezifischer Besonderheiten, wie zum Beispiel in der Medizin: Da Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch erst nach 30 Jahren verjähren, sollten hier auch die entsprechenden Unterlagen, wie zum Beispiel Röntgenbilder und Befundungen, entsprechend lange verfügbar sein. Auch Versicherung und Banken pflegen oftmals langjährige Geschäfts- und Vertragsverhältnisse, die eine entsprechend längere Aufbewahrung der Unterlagen erfordert.
Aufbewahrungsfristen empfehlen den Speicherort
Das Finanzamt gibt für alle steuerrelevanten Unterlagen, wie zum Beispiel Ein- und Augangsrechnungen, Bilanzen und Geschäftsberichte, Bank und Buchungsbelege und bestimmte Handelsverträge eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren vor, in denen im Falle einer Steuerprüfung die entsprechenden Unterlagen zugreifbar sein müssen. Hier steht im übrigen tatsächlich die Aufbewahrungspflicht auch über der DSGVO, die ja für bestimmte Informationen eine Möglichkeit, bzw, Pflicht zur Löschung vorsieht.
Für diese Daten empfiehlt sich ein Langzeitarchiv auf optischen Datenträgern, die unveränderlich und mit entsprechender Haltbarkeit, zum einen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und zum anderen auch noch Energie sparen und aufgrund der Langlebigkeit helfen, die Servicekosten zu senken.
Speichermanagement schafft Freiräume
Die Aufgabe, welche Daten wohin gespeichert werden, kann eine Speichermanagementsoftware wie der PoINT Storage Manager übernehmen, die die Datenströme voreingestellt in die richtigen Wege lenkt. Die Middleware nutzt nicht nur optimal die vorhandenen Ressourcen, sondern schafft bei entsprechender Hardware wie einer HIT-Netzon Library oder einer StorEasy WormAppliance auch Freiräume, da zum Beispiel Daten in einem optischen Langzeitarchiv nicht in das Backup einbezogen werden müssen und somit das Backupvolumen verkleinern.